Hướng dẫn sử dụng Hàm list trong Excel

Là người làm việc với bảng tính hằng ngày, việc có nhiều nội dung cần điền trong một cột hay hàng là điều khó tránh khỏi. Không phải ai cũng có đủ thời gian để điền mỗi nội dung vào cột hay hàng. Và cũng rất nhiều bạn vì không biết cách khai thác các tính năng trong excel đã tốn quá nhiều thời gian cho việc này. Cùng bảng xếp hạng tìm hiểu về hàm list nhé

Bạn đang xem bài viết: Hướng dẫn sử dụng Hàm list trong Excel

Cách tạo drop list trong Excel

Hàm List là gì? lợi ích khi tạo danh sách thả xuống trong Excel

Drop List (hay còn được gọi là danh sách thả xuống) là một cách tạo danh sách được xổ xuống trong một ô được chỉ định. Drop List vô cùng tiện ích và được khá phần đông người sử dụng Excel sử dụng, một vài lợi ích của Drop List như:

– Tạo các danh mục cần nhập vào ô trống.

– Tạo được tên, ngành nghề, địa điểm ở,…ổn cho các địa điểm cần lấy thông tin.

– có thể thông qua Drop List giúp thực hiện khai báo, chấm công.

– có thể thông qua Drop List giúp quản lý kho, bãi.

– Xổ chọn dữ liệu nhanh. Tiết kiệm thời gian nhập lại dữ liệu.

– Hạn chế nhập sai chính tả.

Cách tạo Drop List trong Excel với dữ liệu nhập thủ công

Cách tạo hàm List trong Excel với dữ liệu nhập thủ công rất đơn giản, chúng ta có thể làm theo các bước sau:

  • Bước 1: Chọn ô mong muốn tạo danh sách thả xuống trong Excel, vào thẻ Data, ở mục Data Validation chọn Data Validation…
cách tạo Drop List trong Excel
  • Bước 2: Bảng chọn Data Validation hiện lên. Bạn vào thẻ Settings, thực hiện các bước:
  1. Ở mục Allow, bạn nhấn chọn List.
  2. Ở mục Sources, bạn điền tên các thành phần cần tạo list.

Lưu ý: Khi nhập tên các yếu tố, bạn cần lưu ý ngăn cách chúng bằng dấu chấm phẩy.

Ví dụ: Nam;Nữ

cách tạo Drop List trong Excel

sau khi coi như hoàn tất nhập các nội dung, bạn nhấn OK để hoàn tất.

Kết quả:

cách tạo Drop List trong Excel

Tạo list có phụ thuộc vào 1 list khác

Ví dụ: Nhập list tỉnh và list thành quận huyện theo tỉnh

Cách tạo List, Drop Down List trong Excel 8

Bước 1: Đặt tên cho các vùng dữ liệu.

bắt buộc quá trình tạo list phụ thuộc bạn phải đặt tên cho các vùng dữ liệu liên quan:

Cách đặt tên như sau:

Chuột phải vào vùng dữ liệu mong muốn đặt tên => Chọn Define Name:

Cách tạo List, Drop Down List trong Excel 9

Hộp thoại xảy ra nhập tên tương ứng cho các vùng như đã đề ra ở trên:

Cách tạo List, Drop Down List trong Excel 10

Excel sẽ từ đặt Name cho chúng ta hoặc con người tự đặt. Ở đây mình tự đặt là Thái_Bình 2 từ cách nhau bởi dấu gạch ngang dưới

Bước 2: sau khi đặt tên xong cho dữ liệu bạn tiến hành Click chuột vào ô cần đặt list => Vào tab Data => Data Validation.

Bước 3: Hộp thoại xảy ra trong mục Allow chọn List, mục Source nhập bí quyết sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(E7,” “,”_”))

Các bạn lưu ý ở bước này trên công thức để địa chỉ tương đối nếu không thành quả giữa các thành phố không thay đổi.

Cách tạo List, Drop Down List trong Excel 11

Bước 4: Kích chọn OK được kết quả:

Cách tạo List, Drop Down List trong Excel 12

Tương tự copy công thức cho các ô còn lại ta có kết quả:

Cách tạo List, Drop Down List trong Excel 13

Như vậy bạn đã tạo xong 1 list có phụ thuộc vào 1 list khác. Ở bài content này sử dụng hàm INDIRECT liên kết với hàm SUBSTITUTE thu thập thành quả tên tỉnh đã được loại bỏ dấu cách tham chiếu tới vùng dữ liệu có cùng tên với thành quả tham chiếu.

Cách để tạo Drop List Trong Google Sheet căn bản

cách để tạo danh sách thả xuống drop list trong Google Sheet tương đối giống với Excel.

Tạo Drop List Trong Google Sheet bằng việc Tự Nhập

B1: Bôi đen ô hoặc vùng ô cần chèn drop list.

B2: Chọn Dữ liệu -> Xác thực dữ liệu

tạo drop list trong google sheet

B3: Cửa sổ Xác thực dữ liệu hiện ra, tại mục Tiêu chí chọn Danh sách mục

tạo drop list trong google sheet

B4: Nhập các mục trong danh sách, phân cách nhau bằng dấu phẩy

tạo drop list trong google sheet

Nhấn Lưu để hoàn tất. Vậy là ô hoặc vùng ô bạn chọn đã được thêm danh sách thả xuống.

tạo drop list trong google sheet

Cách tạo Drop List trong Google Sheet Từ Nguồn Dữ Liệu có sẵn

Nếu chúng ta muốn tạo danh sách xổ xuống từ một danh sách có sẵn, bạ bôi đen ô hoặc vùng ô cần chèn drop list -> chọn Dữ liệu -> Xác thực dữ liệu.

Cửa sổ Xác thực dữ liệu xuất hiện, tại mục tiêu chí thay vì chọn Danh sách mục bạn chọn Danh sách từ một dải ô. Sau đấy bôi đen dải ô dữ liệu bạn chọn hoặc nhập trực tiếp vùng dải ô vào và nhấn Lưu.

tạo drop list trong google sheet

Cách để tạo Drop List trong Excel nâng cao bằng Data Validation

Không chấp thuận nhập dữ liệu bên ngoài danh sách xổ xuống

khi chúng ta đã thực hiện tạo Drop List trong Excel cho một cột nào đó, nếu như bạn chỉ muốn chọn các yếu tố ở bên trong danh sách xổ xuống, thì bạn hãy tích chọn In-cell dropdown tại cửa sổ Data Validation.

Lúc này, các bạn có thể chỉ được phép chọn dữ liệu/thông tin đã tạo ở trong Drop List, và bạn có thể không thể nhập các dữ liệu từ bên ngoài. nếu bạn nhập thông tin/dữ liệu ở ngoài, Excel sẽ thông cáo lỗi.

Thêm, sửa hoặc xóa một mục nào đó trong Drop List

hướng dẫn sửa Drop List trên dải ô bất kỳ

  • Bước 1: Thêm, sửa hoặc là xóa một ô bất kỳ ở trong cột dữ liệu của chúng ta.
  • Bước 2: Nhấn chọn vào ô mong muốn thay đổi menu thả xuống ở trong Excel, nhấn vào tab Data, tại mục Data Validation, bấm vào Data Validation…
  • Bước 3: Sau đó cửa sổ Data Validation xuất hiện. Tại tab Settings, thực hiện những bước sau đây:
  1. Tại mục Allow, chọn vào List.
  2. Tại mục Sources nhấn vào icon hình vuông ở bên phải rồi chọn lại những vùng thông tin khi đã thực hiện thêm, sửa, xóa.
  • Bước 4: Tích chọn vào Apply these changes to all other cells with the same settings. Sau đấy, nhấn vào OK.

Cách sửa Drop List có chứa những mục nhập thủ công

  • Bước 1: Nhấn chọn ô mong muốn sửa menu thả xuống ở trong Excel, bấm vào tab Data, tại mục Data Validation nhấn chọn Data Validation…
  • Bước 2: Lúc này, cửa sổ Data Validation xuất hiện. Các bạn hãy nhấn vào Settings, rồi thực hiện các thực hành các bước như sau:
  1. Tại mục Allow, chọn vào List.
  2. Tại mục Sources, các bạn hãy sửa những thành phần theo ý muốn.
  • Bước 3: Tích chọn vào ô Apply these changes to all other cells with the same settings. Sau đấy, nhấn vào OK.

Cách để tạo menu thả xuống động với hàm OFFSET

nếu bạn thực hiện cách tạo Drop List trong Excel có kiểu dạng động, thì khi mà bạn thực hiện sửa đổi các nội dung của cột thì Drop List của các bạn có thể được cập nhật tự động theo. điều này sẽ giúp cho các bạn tiết kiệm thời gian hơn.

  • Bước 1: trước tiên tạo những bảng tính có chứa các thông cần phải nhập.
  • Bước 2: Sau đó đặt tên cho các yếu tố đã nhập bằng cách: Thực hiện bôi đen các cột, click chuột phải rồi chọn vào Define Name… kế đến bạn hãy đặt tên ở trong cột Name, chú ý không dùng dấu cách. Tiếp đến bạn hãy nhập công thực ở bên dưới vào mục Refers to.

=OFFSET(vị trí ô trước tiên,0,0,COUNTA(các cột muốn tạo Drop List))

Ví dụ:

  1. Vị trí ô trước tiên: Nó là ô đầu tiên của cột bạn muốn tạo Drop List, ở trong ảnh minh họa là ô C7.
  2. Các cột muốn tạo Drop List: đây chính là vị trí từ ô trước tiên tới ô cuối cùng của cột, ở trong ảnh minh họa là C7:C14.
Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là cach-tao-drop-list-trong-excel-14.jpg
  • Bước 3: tiếp theo, các bạn hãy bôi đen những ô mong muốn tạo Drop List. Nhấn chọn tab Data, tại mục Data Validation chọn vào Data Validation…
  • Bước 4: Cửa sổ Data Validation xảy ra. Tại tab Settings, bạn hãy thao tác theo những bước sau đây:
  1. Tại mục Allow, chọn vào List.
  2. Tại mục Sources, các bạn hãy điền bí quyết sau đây rồi bấm vào OK.

= TÊN MỚI TẠO

Ví dụ: Ở trong hình ảnh minh họa bên dưới, tên mới tạo của cột là Xanh, thì khi đó tại mục Sources phải điền là: =Xanh, sau đó bấm vào OK.

Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là cach-tao-drop-list-trong-excel-15.jpg

Kết quả:

Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là cach-tao-drop-list-trong-excel-16.jpg

Sau này, khi các bạn thực hiện thêm mới vào trong cột thông tin, thì cột Drop List sẽ được cập nhật tự động.

Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là cach-tao-drop-list-trong-excel-17.jpg

Cách đánh dấu các Drop List chưa được nhập liệu

khi bạn tạo Drop List trong Excel bằng các danh sách dài, các bạn có thể cần phải đánh dấu những ô trống để có khả năng thay đổi và quản lý một cách dễ dàng. Và để có thể thực hiện được việc này, ở bước thực hiện tạo Drop List, các bạn hãy bỏ tích ô Ignore Blank.

Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là cach-tao-drop-list-trong-excel-18.jpg

kế đến, các bạn không hẳn phải chọn lại cột là Drop List mà cứ miễn là bạn ở trong bảng tính đấy thì bạn việc bạn làm đấy chính là nhấn vào tab Data => tại mục Data Validation => chọn vào Circle Invalid Data.

Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là cach-tao-drop-list-trong-excel-19.jpg

Sau đó công cụ Excel sẽ khoanh tròn các ô chưa nhập liệu:

Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là cach-tao-drop-list-trong-excel-20.jpg

Và để có khả năng xóa đánh dấu, thì các bạn chỉ phải nhấn vào tab Data, tại mục Data Validation nhấn chọn vào Validation Circles.

Cách xóa danh sách thả xuống

Chọn ô đã tạo Drop List > Chọn thẻ Data > Chọn Data Validation > Chọn Clear All > Nhấn OK.

Xóa danh sách thả xuống

Xóa danh sách thả xuống

Một vài lưu ý khi tạo Drop List trong Excel

– một khi tạo xong danh sách thả xuống, bạn hãy mở danh sách thả xuống bằng việc bấm vào ô chứa danh sách để đảm bảo rằng tất cả các mục mà bạn đã nhập được hiển thị đầy đủ.

– Khi nhập các mục cho danh sách, bạn cần nhập theo thứ tự mà bạn muốn dữ liệu hiển thị trong trình đơn thả xuống.

– Khi thực hiện sao chép, tại mục Source các ô và dải ô đều nên được cố định bằng cách chọn ô hoặc dải ô bằng cách nhấn chuột để chọn, không nên nhập tay. Để khi chuyển đến ô khác các ô và dải ô đều không bị thay đổi.

Cố định ô bằng cách nhấn chuột để chọn

Cố định ô bằng cách nhấn chuột để chọn

Tổng kết

Như vậy qua bài viết này, bạn đã biết cách tạo drop list trong Excel  để hỗ trợ việc quản lý và chia loại dữ liệu nhanh chóng, tiện lợi và tránh sai sót. Theo dõi Web Bangxephang.com để được cập nhật những kiến thức mới nhất về Excel và tin học văn phòng nói chung

Hãy Đánh Giá post

Viết một bình luận