Ai trong chúng ta cũng ý thức được tầm quan trọng của việc quản lý thời gian. Thế nhưng, vì nhiều lí do mà bạn và mình luôn loay hoay trong việc kiểm soát các mục check list trong ngày. Chúng ta luôn cảm thấy một ngày chỉ có 24h là không đủ và ước gì ngày dài ra thì hay biết bao. Nếu bạn bắt gặp mình trong trăn trở trên, thì bài viết này dành cho bạn đó. Trước khi đến với các mẹo quản lý thời gian đơn giản, hãy tìm hiểu nguyên nhân gì khiến bạn khó quản lý thứ vô hình này nhé.
Quản lý thời gian sao cho đơn giản?
Lên plan cụ thể, rõ ràng và trọng tâm:
Để có thể quản lý quỹ thời gian có hạn một cách đơn giản, bạn cần biết cách lên kế hoạch và mục tiêu rõ ràng cho mỗi ngày. List sẵn những mục nhiệm vụ cần làm trong tuần tới như viết báo cáo, nấu ăn, học kỹ năng mới,… Không có công thức chung nào cho việc lên kế hoạch, vì lịch trình của mỗi người là khác nhau. Mình thường lên timeline cho tuần tới vào tối thứ 7 mỗi tuần và chia thành các cột checklist, nơi làm việc, người cộng tác cùng mình, hiệu suất, mục tiêu mình muốn đạt được cho công việc đó. Hãy tưởng tượng xem một ngày làm việc mà bạn mong muốn nên được diễn ra như thế nào. Điều này giúp quá trình lên kế hoạch của bạn trở nên thú vị hơn đó nha.
Xem thêm: Tổng hợp 10 mẹo chi tiết giúp vẽ tranh số hóa đẹp | Cập nhật 8/2021
Không tham công tiếc việc:
Quản lý thời gian hiệu quả không tương đương với một checklist dài đằng đẵng. Hoàn thành tốt công việc không chỉ nên tập trung vào số lượng. Bạn cần ưu tiên chất lượng trước nhất. Đừng khiến plan của mình trông quá ngột ngạt vì cố “nhét” vào quá nhiều nhiệm vụ. Chưa kể đến là bạn sẽ dễ bị kiệt sức nếu làm quá nhiều việc trong ngày. Năng lượng của con người có hạn, ép bản thân làm việc quá mức còn dẫn đến tác dụng ngược là làm việc kém hiệu quả. Hãy đưa ra khoảng 3-4 việc quan trọng nhất trong ngày thôi nhé!
Sau khi bắt được “bệnh” rồi thì tiếp theo chúng ta hãy cùng tìm phương thuốc “chữa bệnh” nhé! Những phương pháp, mô hình dưới đây không những đơn giản mà còn thú vị nữa, đảm bảo giúp bạn quản lý thời gian đơn giản mà hiệu quả.
Quản lý thời gian với ma trận Eisenhower:
Ma trận Eisenhower chia công việc bạn cần làm hàng ngày thành 4 ô vuông nhỏ. Việc bạn hoàn thành mọi mục tiêu cũng giống như phải ăn hết một chiếc bánh kem vậy. Nếu biết cách chia nhỏ chiếc bánh thành 4 phần tương ứng với mức độ khẩn cấp và quan trọng sẽ khiến bạn đỡ “ngán” hơn nhiều. Mỗi góc tư của chiếc bánh tương ứng với 4 cấp độ sau đây:
- Khẩn cấp và quan trọng: nhiệm vụ cần được bàn giao cho người khác
- Không khẩn cấp và không quan trọng: loại bỏ hoặc chỉ làm khi có thời gia rảnh
- Khẩn cấp và quan trọng: tự mình thực hiện, nhiệm vụ phải làm ngay lập tức
- Không khẩn cấp và quan trọng: nhiệm vụ cần có lộ trình, kế hoạch dài hạn
Quản lý thời gian với luật Parkinson:
Luật Parkinson là câu ngạn ngữ ám chỉ đời sống rằng “công việc sẽ mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành nó”. Định luật này được xây dựng bởi nhà sử học Cyril Parkinson. Khi ông quan sát thấy rằng bộ máy hành chính càng đông người thì nhân viên càng làm việc kém hiệu quả. Trong thực tế, hẳn bạn đã từng thức xuyên đêm để hoàn thành một bài tập được giao từ 2 tháng trước. Hay như sếp giao một công việc đơn giản với hạn nộp là ngày mai, bạn sẽ tranh thủ làm thoáng cái là xong. Tuy nhiên, khi sếp dời deadline qua tuần sau thì bạn lại dùng dằng, trì hoãn. Những ngày cách ly lại càng dễ sinh ra định luật này vì chúng ta có nhiều thời gian hơn.
Do đó, chúng ta cần đặt ra một deadline cụ thể cho từng đầu công việc, kể cả những công việc không có deadline để vượt qua định luật này.
Quản lý thời gian với thuyết bốn lò lửa:
Bốn lò lửa đại diện với bốn khía cạnh trong cuộc sống mỗi người: gia đình, bạn bè, sức khỏe, công việc. Vấn đề là bạn không thể để cả 4 bốn lò rực lửa được cùng lúc được. Thế nên, sẽ có lúc bạn cần tắt 2-3 bếp lò để giữ cho bếp còn lại sáng nhất có thể. Như trong lúc làm việc, bạn buộc phải tắt bếp lửa gia đình, bạn bè và có khi là sức khỏe. Mục đích là để tập trung vào công việc hết sức có thể. Hay khi bạn dành thời gian bên gia đình, hãy đảm bảo là tập trung chăm sóc cho các thành viên. Tránh để đang lúc ở cùng nhau mà chuyển qua check mail đối tác nhé.
Quản lý thời gian với phương pháp Pomodoro:
Hẳn là bạn đã từng nghe qua tên phương pháp này rồi. Pomodoro tạo áp lực thời gian, khiến bạn phải hoàn toàn tập trung trong một khoảng thời gian nhất định. Thường quãng làm việc cần kéo dài liên tục trong 25 phút, sau đó nghỉ ngắn 5 phút. Cứ 3 lần nghỉ ngắn sẽ có một lần nghỉ dài nửa tiếng. Bạn phải hoan toàn trong trạng thái tập trung trong khoảng làm việc. Nếu không thì phải reset thời gian lại từ đầu để cam kết tập trung cao hơn. Đồng thời, nó cũng cho bạn thời gian nghỉ ngơi hợp lý để không quá mệt mỏi.
Giới thiệu với bạn trang web Pomodoro với thiết kế gần gũi. Hãy thử khám phá để làm việc hiệu quả hơn nhé!
Xem thêm: Top 9 phương pháp tự học ở nhà hiệu quả
Quản lý thời gian với quy tắc 2 phút:
Last but not least, quy tắc này tuy đơn giản nhưng không hề tầm thường. Nó giúp bạn tiết kiệm được khoảng lớn thời gian xao nhãng để làm việc linh tinh. Nguyên tắc này nói rằng nếu nhiệm vụ nào mất không quá 2 phút để làm thì cần làm ngay. Khi gặp việc nào đó, thay vì đắn đo: “Liệu có nên làm nó ngay không?”, bạn hay nghĩ: “Việc này có dưới 2 phút không?” Nếu dưới 2 phút, bạn hãy làm luôn, nếu không thì cho vào danh sách để sau làm.
Tổng kết:
Vậy là chúng ta vừa tổng hợp xong 5 phương pháp giúp quản lý thời gian đơn giản, khoa học. Ngoài những phương pháp được liệt kê ở trên, còn một số cách quản lý thời gian khác như quy luật 80/20, làm theo nhóm,… Để quản lý thời gian hiệu quả cần cũng cần kế hoạch và sự kiên trì. Hãy cố gắng ứng dụng để đúc kết nhiều giá trị riêng cho mình nhé! Cảm ơn bạn đã theo dõi bangxephang.com
