Trong thời đại 4.0 hiện nay, con người đã dần thân thuộc với xã hội và các thiết bị hiện đại. Vì thế, sự ra đời của webinar mang lại lợi ích to lớn cho đời sống, đặc biệt là trong mùa dịch Covid-19, nhờ vào Webinar, chúng ta có khả năng kết nối với nhau qua internet và hỗ trợ trong lĩnh vực giáo dục, kinh doanh… của các doanh nghiệp. Có thể nói, webinar là một tiện ích không thể thiếu trong cuộc sống. Vậy trong bài viết này hãy cùng bangxephang tìm hiểu xem Webinar là gì và cách để tổ chức một Webinar hiệu quả nhé!
Webinar là gì?
Webinar được định nghĩa là một hội thảo video trực tuyến dựa trên nền tảng Web và dùng internet để kết nối người (hoặc nhiều người) sở hữu hoặc thực hiện webinar đó với khán thính giả ở khắp mọi địa điểm trên thế giới. Chủ sở hữu webinar có khả năng tự thuyết trình, chuyển sang chế độ trình chiếu màn hình và thậm chí mời khách mời cùng tham gia webinar tại các nơi không giống nhau.
Xem thêm: Các công ty truyền thông uy tín và chất lượng tại TP. Hồ Chí Minh
Nền tảng của webinar/họp Trực tuyến cũng mang lại những chức năng tương tác, nhờ vậy, khán giả có thể đặt câu hỏi và trò chuyện online với host của webinar (người chủ trì hoặc thực hiện webinar). Nhiều webinar còn tạo ra mục Q&A trong phần cuối chương trình để giải đáp thắc mắc của người xem về thông tin chương trình.
Webinar có những ứng dụng gì?
Webinar cho phép cá nhân và doanh nghiệp chia sẻ các bài thuyết trình, hình ảnh, Website, bảng viết hay đặc biệt hơn là các dữ liệu đa phương khác đến người xem ở bất cứ đâu có kết nối internet.
Webinar còn hỗ trợ người xem trao đổi với người thuyết trình bằng việc đặt câu hỏi qua microphone đã có sẵn hoặccửa sổ chat. Bên cạnh đấy, màn hình trình chiếu sẽ giúp cho hai bên dễ dàng nhận ra thái độ, biểu cảm của nhau. Từ đấy, họ có thể điều phối cuộc hội thảo mượt hơn.
Webinar cũng cho phép ghi lại hình ảnh online của các buổi họp, hội nghị để sau này doanh nghiệp có khả năng phát lại hoặc lưu giữ như dạng clip để làm tư liệu, báo cáo.
Hãy cùng nghiên cứu một số tính năng của Webinar miễn phí:
- Livestream: Người thực hiện hội thảo trên Webinar có thể trình chiếu clip từ trang lưu trữ video như Youtube hoặc trình chiếu từ máy tính.
- Hiển thị slide: Người tổ chức hội thảo có khả năng thể hiện bài thuyết trình theo dạng slideshow sử dụng PowerPoint, MS hay Keynote của Apple. Nó tương tự như việc bạn đang xem một bài thuyết trình trên giảng đường, lớp học.
- Thực hiện khảo sát: Tính năng tạo bảng thực hiện thăm dò để thực hiện khảo sát, thăm dò ý kiến khán giả.
- Tính năng chỉnh sửa: Người thuyết trình trên Webinar có khả năng ghi chú, đánh dấu trên màn hình.
- Trò chuyện trực tiếp với khán giả: Webinar cho phép trò truyện trực tiếp với khán giả thông qua micro.
- Chat: Hộp chat trên Webinar giúp khán giả có thể dễ dàng đặt câu hỏi và trò chuyện dưới dạng văn bản với người tổ chức hội thảo.
- Ghi âm: Người tổ chức hội thảo có thể ghi âm lại toàn bộ bài thuyết trình bằng cả âm thanh và hình ảnh trên Webinar.
Tính năng chính của Webinar
Các hình thức webinar phổ biến
Nếu bạn đang có thắc mắc rằng webinar sẽ phát sóng như thế nào thì đây chính là câu trả lời. Hiện tại webinar có hai hình thức phổ biến:
- Trực tiếp: Webinar trực tiếp diễn ra theo thời gian thực và cho phép bạn tương tác nhiều hơn với khán giả và có khả năng hỏi, nhận ngay góp ý trong quá trình đó. Hình thức này phù hợp với các hội nghị truyền hình Trực tuyến, địa điểm cần truyền đạt các thông tin trực tiếp và nhanh chóng.
- Ghi sẵn: Đây là loại webinar đã được dựng sẵn và được phát lại. việc này nghĩa là khán giả không thể tham gia trực tiếp để chat hoặc đặt câu hỏi hay giải đáp. Tuy nhiên, với một webinar được dựng sẵn từ trước. Bạn có thể phát nhiều lần, cho phép bất kỳ ai đăng ký và xem vào bất kỳ lúc nào một cách thuận tiện. Hình thức này đáp ứng tốt với nhu cầu học online hoặc bán các khóa học online vì người dùng có thể xem bất cứ lúc nào, có thể để lại câu hỏi và câu hỏi thắc mắc tuy nhiên sẽ không nên trả lời tại thời điểm đó
Cách tổ chức một buổi Webinar hiệu quả?
Phía dưới là một số lưu ý để tổ chức một buổi Webinar hiệu quả:
Xác định mục đích tổ chức Webinar
Mục tiêu tổ chức Webinar của chúng ta là gì? Chia sẻ kiến thức, đào tạo hay quảng bá sản phẩm? Sự kiện miễn phí hay livestream bán vé có thu phí? Có giới hạn số lượng người tham gia không?
Xác định mục tiêu tổ chức
Việc xác định đúng mục tiêu tổ chức một sự kiện digital marketing như vậy giúp chúng ta có thể lên ý tưởng cụ thể từ việc setup đến nội dung trình bày một cách chỉnh chu và chất lượng.
Nhìn chung, Webinar sẽ cung cấp thông tin giá trị người tham dự, vậy nên bạn chọn lựa những đề tài liên quan đến sở trường của mình, lĩnh vực mà bạn là chuyên gia để có khả năng mang đến nhiều thông tin có ích và hiệu nhất.
Chuẩn bị nội dung
Sau khi xác định được chủ đề, bạn tiến hành chuẩn bị nội dung chi tiết cho buổi Webinar của mình. Thông thường, thông tin có thể được trình dưới dạng Slide Powerpoint để tăng thêm phần sinh động cũng như giúp khán giả dễ hình dung hơn. Bên cạnh đấy, nếu như chủ đề mang tính tranh luận, giải đáp, bạn nên xây dựng nội dung, lên ý tưởng cho diễn giả cũng như thu thập các câu hỏi từ khán giả để thuận lợi hơn trong việc giải đáp nhé.
Trong buổi Webinar, bạn cũng có thể sẻ chia màn hình máy tính lên livestream, kết hợp đồng thời cả Powerpoint và hình thức tranh luận giúp tăng thêm phần phong phú và thu hút được nhiều khán giả tham dự hơn. (Có thể giải thích Powerpoint trước và cùng thảo luận về vấn đề đã đề cập).
Chọn lựa công cụ, nền tảng tổ chức Webinar
Có nhiều công cụ trên thị trường giúp cho bạn tổ chức hội thảo Trực tuyến, bao gồm miễn phí và có phí. Bên cạnh thông tin và cách trình bày của diễn giả, bạn phải xem xét một số tính năng nên có trên một công cụ tổ chức Webinar:
- Số lượng người cho phép tham gia
- Tính năng chia sẻ màn hình
- Chèn nhiều khung hình, hiển thị màn hình đôi, màn hình ba,…
- Có độ phân giải cao, chất lượng ảnh chụp rõ nét
Tìm kiếm công cụ tổ chức Webinar
Chọn thời điểm tổ chức
Vẫn chưa có một khuôn khổ nào trong việc tìm kiếm thời điểm tổ chức Webinar. Thời gian tổ chức có thể trong giờ hành chính hay ngoài giờ hành chính đều được. Tuy nhiên, chọn lựa thời điểm sao cho thuận tiện với đối tượng mục tiêu khán giả nhất cũng như đáp ứng được thời gian của các diễn giả khách mời (nếu có). Bạn cũng không được tìm kiếm thời gian tổ chức Webinar trùng với các sự kiện lớn hoặc ngày lễ để có khả năng đạt hiệu quả tốt nhất.
Quảng bá, truyền thông cho Webinar
Đối với hội thảo Trực tuyến, việc quảng bá, marketing cũng quan trọng không khác gì hội thảo bình thường.
Quảng bá, marketing cho Webinar
Để quảng bá Webinar của mình một cách rộng lớn, hãy tạo một landing page – địa điểm mọi người có khả năng đăng ký và cập nhật những tất cả thông tin buổi hội thảo. ngoài những điều ấy ra, các kênh mạng xã hội như Facebook, kênh instagram, Zalo,… Cũng là nơi thu hút được lượng lớn khán giả thông qua việc đăng các bài đăng về Webinar của mình.
Bên cạnh đấy, bạn nên gửi mail quảng bá, nhắc nhở đếm ngược thời gian tổ chức sự kiện để đẩy mạnh người dùng đăng ký hơn.
Chuẩn bị thiết bị & ghi hình.
Tuỳ vào quy mô của buổi hội thảo, sự kiện mà bạn lựa chọn hình thức ghi hình phù hợp, có khả năng là ở nhà, doanh nghiệp hoặc thậm chí là ở trường quay. Tuy nhiên, để có khả năng tiết kiệm khoản chi nhất, bạn nên chuẩn bị cho mình một phông nền xanh để ghi hình thay vì setup bối cảnh vật lý hoặc sử dụng những phần mềm giúp đỡ xóa nền mà không cần phông xanh.
Xem thêm: TOP 10 công ty quảng cáo Google Adwords uy tín nhất hiện nay
Đối với Webinar, bạn nên lưu ý đến vấn đề hình ảnh, chuẩn bị trang thiết bị (máy quay, tai nghe, micro) chất lượng, tốc độ Internet và quan trọng nhất chính là công cụ tổ chức Webinar nhé.
Hãy tìm kiếm công cụ có khả năng đáp ứng được các đòi hỏi từ cơ bản đến nâng cao ổn với thông tin trong buổi hội thảo.
Kết thúc hội thảo
bình thường, ở cuối buổi hội thảo sẽ có những bất ngờ, những phần quà quay số may mắn dành cho các khán giả. Bạn nên chuẩn bị thứ gì đấy, có thể là voucher giảm giá hoặc các tài liệu, ebook để gởi lời cám ơn đến họ vì đã bỏ thời gian và công sức tham gia vào buổi Webinar này.
Tiến hành thăm dò chất lượng buổi hội thảo, có thể đính kèm email cảm ơn và xin phản hồi từ những người tham gia, góp phần để những buổi tổ chức Webinar sau được thành công hơn.
Bạn cũng nên gửi những nội dung tóm tắt thông tin của buổi hội thảo cho những ai đăng ký nhưng không thể tham gia để họ có khả năng kiểm soát, cũng giống như gây ấn tượng tốt trong lòng của họ.
Tổng kết
Webinar hiện nay đã và đang trở thành một hình thức phổ biến giúp các công ty thực hiện các chiến dịch của mình một cách tiện lợi và đạt kết quả nhanh chóng. Ngoài ra, đây cũng là một hình thức kết nối mọi người lại với nhau ở bất cứ địa điểm nào và bất kỳ nơi đâu. Hy vọng bài viết này của bangxephang.com có thể giúp ích cho bạn và chúc mọi người thành công trong việc tổ chức một webinar nhé!
